Polityki prywatności

Polityki prywatności i stosowania plików cookies

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przekazanych przez użytkowników w związku z korzystaniem przez nich z usług oferowanych przez serwis internetowy venetian-house.com oraz venetian-house.pl (dalej: Serwis).

• • 1. Dane Administratora Danych Osobowych
    • 1.1 Administratorem danych osobowych przetwarzanych w celu korzystania z usług hotelowych i usług towarzyszących jest następująca firma:
      Hamilton Group Robert Watkins, Kraków 31-117, ul. Napoleona Cybulskiego 2 wpisaną do rejestru przedsiębiorców pod numerem NIP: 676-229-05-25 (dalej: Administrator).
    • 1.2 W sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przez Administratora prosimy kontaktować się z osobą odpowiedzialną za ochronę danych osobowych pod adresem e-mail: [email protected].
  • 2. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych
  • Aby świadczyć usługi zgodnie z zakresem prowadzonej działalności, Administrator przetwarza Państwa dane osobowe w różnych celach, zawsze zgodnie z prawem. Poniżej znajdą Państwo wyszczególnione cele przetwarzania danych osobowych wraz z podstawami prawnymi.Państwa dane osobowe są przetwarzane w związku z korzystaniem przez Państwa z naszych usług świadczonych przez Administratora a celem tego przetwarzania jest przede wszystkim zapewnienie prawidłowego wykonania umowy oraz udostępnienie Państwu ofert prezentujących nasze usługi.

Cel przetwarzania / Podstawa prawna

• • • 2.1 W celu prawidłowego wykonania umowy świadczącej usługi noclegowe Administrator przetwarza dane podane przez Państwa w karcie meldunkowej, tj.:
      • imię i nazwisko,
      • adres zamieszkania,
      • narodowość,
      • numer dokumentu identyfikacyjnego,
      • numer telefonu,
      • adres e-mail.
      Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (rozumiane jako Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE), tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której są Państwo Stroną.
    • 2.2 W celu świadczenia usług za pośrednictwem systemu rezerwacyjnego dostępnego na stronie venetian-house.com oraz venetian-house.pl, w tym również przesyłania Państwu powiadomień e-mail o komunikatach z systemu rezerwacyjnego przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
      • imię i nazwisko,
      • adres e-mail.
      Art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, której są Państwo Stroną.
    • 2.3 W celu rozpatrzenia reklamacji przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
      • imię i nazwisko,
      • adres e-mail,
      • numer rezerwacji,
      • ewentualnie adres zamieszkania – jeżeli następuje zwrot pieniędzy,
      • ewentualnie numer rachunku bankowego – jeżeli następuje zwrot pieniędzy.
      Art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, której są Państwo Stroną.
    • 2.4 Zapewnienie odpowiedniej jakości świadczonych dla Państwa usług, jest dla Administratora priorytetem, dlatego w trakcie okresu trwania usługi Administrator może udzielać odpowiedzi na zapytania użytkowników kierowane przy użyciu formularza kontaktowego, potwierdzać rezerwacje przy użyciu systemu rezerwacji online oraz przesyłać Państwu oferty obejmujące świadczone przez nie usługi. Administrator może również kontaktować się z klientami w przypadku zostawienia przez nich przedmiotów osobistych po zakończeniu pobytu.W tym przypadku przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
      • adres e-mail,
      • imię i nazwisko,
      • numer telefonu.
      Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jako tzw. prawnie uzasadniony interes Administratora, którym jest rozwój i podniesie jakości świadczonych przez niego usług. Po udzieleniu zgody wynikającej z przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz przepisów prawa telekomunikacyjnego.
    • 2.5 W celu zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony obiektu zarządzanego przez Administratora stosujemy monitoring wizyjny. W związku z tym Administrator przetwarza takie dane, jak:
      • wizerunek osób fizycznych.
      Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administratora realizuje swój prawnie uzasadniony interes, w tym przypadku celem jest zapewnienie bezpieczeństwa innego dobra chronionego prawem (np. zasobów firmy, bezpieczeństwa osobistego na terenie obiektu lub w jego pobliżu).
    • 2.6 W celu archiwalnym i dowodowym przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
      • imię i nazwisko,
      • adres e-mail,
      • numer rezerwacji.
      Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administratora realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Serwisu jest posiadanie danych osobowych, które pozwolą dowieść pewnych faktów związanych z realizacją usług, np. gdy organ władzy tego zażąda).
    • 2.7 W celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
      • imię i nazwisko,
      • adres zamieszkania (jeżeli został podany),
      • numer PESEL lub numer NIP (jeżeli zostały podane),
      • adres e-mail,
      • numer rezerwacji,
      • numer dokumentu identyfikacyjnego.
      Art. 6 ust. 1 lit. f RODO jako tzw. prawnie uzasadniony interes Administratora, którym jest dochodzenie naszych roszczeń i obrona naszych praw.
    • 2.8 W celu tworzenia rejestrów i ewidencji związanych z RODO, w tym np. rejestru gości, którzy zgłosili sprzeciw lub korzystają z prawa do ograniczenia przetwarzania ich danych zgodnie z RODO, przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
      • imię i nazwisko,
      • adres e-mail.

      Dane te są przetwarzane przede wszystkim, dlatego, że RODO nakłada na Administratora liczne obowiązki dokumentacyjne dla wykazania zgodności procesów przetwarzania z prawem i możliwości wykazania tej zgodności (w celu realizacji jednej z podstawowych zasad RODO, czyli rozliczalności). Ponadto, jeżeli zgłoszą Państwo np. sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych do celów marketingowych, Administrator muszą wiedzieć, wobec kogo nie stosować marketingu bezpośredniego, ponieważ sobie tego nie życzy.

      Art. 6 ust. 1 lit. c RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez Administratora z jego obowiązków wynikających z prawa;
      Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Administratora jest posiadanie wiedzy na temat osób, które realizują swoje uprawnienia wynikające z RODO);
    • 2.9 W celu wystawienia faktury i spełnienia innych obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, takich jak np. przechowywanie dokumentacji księgowej przez 10 lat, przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
      • imię i nazwisko,
      • adres zamieszkania lub adres siedziby,
      • numer NIP (o ile został podany),
      • numer rezerwacji.

      W celu wykorzystywania cookies na stronie internetowej przetwarzamy takie informacje tekstowe (cookies zostaną opisane w odrębnym punkcie).

      Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z regulacjami zawartymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
      Art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody (przy pierwszym wejściu na stronę internetową pojawia się zapytanie o zgodę na wykorzystanie cookies);
    • 2.10 W celu administrowania stroną internetową przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
      • adres IP,
      • data i czas serwera,
      • informacje o przeglądarce internetowej,
      • informacje o systemie operacyjnym – dane te są zapisywane automatycznie w tzw. logach serwera, przy każdorazowym korzystaniu ze strony należącej do Administratora. Administrowanie stroną internetową bez użycia serwera i bez tego automatycznego zapisu nie byłoby możliwe.
      Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Administratora jest administrowanie stroną internetową).
    • 2.11 W celu analitycznym, tj. badania i analizowania aktywności na stronie internetowej venetian-house.com oraz venetian-house.pl, przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
      • data i godzina odwiedzin strony,
      • rodzaj systemu operacyjnego,
      • przybliżona lokalizacja,
      • rodzaj przeglądarki internetowej wykorzystywanej do przeglądania strony,
      • czas spędzony na stronie,
      • odwiedzone podstrony.
      Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administratora realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Administratora jest poznanie aktywności klientów na stronie internetowej).
  • 3. Cookies
  • Administrator realizuje funkcje pozyskiwania informacji o użytkownikach i ich zachowaniach w następujący sposób:
    • poprzez dobrowolnie wprowadzenie informacji w formularzach,
    • poprzez gromadzenie plików “cookies”.

3.1 Przy pierwszej wizycie na stronie Venetian House Aparthotel użytkownik jest informowany o używaniu plików cookies. Pozostając na stronie użytkownik akceptuje stosowanie plików cookies na stronie internetowej. Brak zmiany, po stronie użytkownika, ustawień przeglądarki, jest równoznaczny z wyrażeniem zgody na użycie plików “cookies”. Jeżeli jednak nie życzą sobie Państwo wykorzystania cookies przy przeglądaniu strony internetowej, można zmienić ustawienia w przeglądarce internetowej – całkowicie blokować automatyczną obsługę plików cookies lub żądać powiadomienia o każdorazowym zamieszczeniu cookies w urządzeniu. Ustawienia można zmienić w dowolnej chwili.

3.2 Instalacja plików “cookies” jest konieczna do prawidłowego świadczenia usług w Serwisie. W plikach “cookies” znajdują się informacje niezbędne do prawidłowego funkcjonowania strony internetowej, w szczególności tych wymagających autoryzacji. Mogą być one odczytywane przez system zarządzany przez Serwis, ale także przez systemy należące do innych podmiotów, z których usług Administrator korzysta (np. Facebooka, Google’a). Użytkownik może w każdym momencie zmienić ustawienia swojej przeglądarki, w zakresie obsługi i zapisu plików cookies.

3.3 W ramach Serwisu stosowane są następujące rodzaje plików “cookies”:

• • • sesyjne – pozostają w przeglądarce do momentu jej wyłączenia lub wylogowania się ze strony internetowej, na której zostały zamieszczone,
    • stałe – pozostają w przeglądarce internetowej urządzenia do czasu ich usunięcia przez użytkownika, bądź do z góry ustalonego czasu określonego w parametrach pliku cookies.

3.4 Pod względem funkcjonalności każdego pliku cookie można je podzielić na:

• • • pliki konwersji, które pozwalają analizować wydajność różnych kanałów sprzedaży,
    • pliki trackowania (śledzenia), które w połączeniu z konwersjami pomagają analizować wydajność różnych kanałów sprzedaży,
    • pliki marketingowe, używane do personalizowania treści reklam i ich właściwego kierowania,
    • narzędzia analityczne, które pomagają poprawić komfort korzystania z witryny dzięki zrozumieniu, jak korzystają z niej użytkownicy.

3.5 Niektóre pliki “cookies” mogą być umieszczane przez dostawcę witryny internetowej i systemu rezerwacji online jedynie w celu:

• • • doskonalenia i wspierania procesu rezerwacji,
    • analizy i zbierania danych statystycznych, dotyczących wykorzystania strony internetowej i systemu rezerwacji online, w celu ich poprawy.
  • 4. Prawo wycofania zgody
  • Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, w każdej chwili mogą Państwo tę zgodę cofnąć – wedle własnego uznania. Jeżeli chcą Państwo cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych, to w tym celu wystarczy:
    • wysłać maila bezpośrednio do Administratora na adres [email protected].
  • 5. Wymóg podania danych osobowych
  • 5.1 Podanie jakichwiek danych osobowych jest dobrowolne i zależy od Państwa decyzji. Jednakże w niektórych przypadkach podanie określonych danych osobowych jest konieczne, aby spełnić Państwa oczekiwania w zakresie korzystania z usług dostępnych na naszej stronie internetowej, w szczególności w zakresie korzystania z systemu rezerwacyjnego.
• 5.2 Aby skorzystać z systemu rezerwacyjnego, konieczne jest podanie następujących danych: imię, nazwisko oraz adres e-mail – bez tego Serwis nie jest w stanie wykonać umowy.
• 5.3 Aby mogli Państwo otrzymać fakturę za usługi, konieczne jest podanie wszystkich danych wymaganych prawem podatkowym, a zatem imienia i nazwiska lub firmy, adresu zamieszkania lub adresu siedziby, numeru NIP – bez tego Serwis nie jest w stanie prawidłowo wystawić dokumentów księgowych.
• 5.4 Aby móc się skontaktować z Państwem telefonicznie w sprawach związanych z realizacją usługi, konieczne jest podanie numeru telefonu.

• 6. Inne sposoby przetwarzania danych
• Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie. Uprzejmie informujemy, że nie dokonujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym w oparciu o profilowanie.

• 7. Odbiorcy danych osobowych
• 7.1 Mając na uwadze to jak wrażliwe są Państwa dane osobowe na każdym kroku dbamy, aby ich przetwarzanie odbywało się zgodnie z prawem, a w przypadku przekazywania tych danych poza strukturę Serwisu dbamy o to, aby podmioty, którym dane są powierzane zapewniły odpowiedni standard ich ochrony i zachowały je w poufności.
• 7.2 Zwracamy Państwa uwagę, iż korzystamy z usług podmiotów trzecich, co może wiązać się z koniecznością przekazania Państwa danych osobowych. W związku z powyższym, w razie potrzeby, przekazujemy Państwa dane:
  1. podmiotom zapewniającym usługi płatnicze,
  2. dostawcom usług informatycznych,
  3. dostawcom usług prawnych i księgowych,
  4. organom, instytucjom oraz podmiotom uprawnionym na mocy przepisów prawa,
  5. firmom ubezpieczeniowym,
  6. podmiotom świadczącym usługi transportowe oraz wycieczkowe (tylko w przypadku korzystania z tego typu usług).
• 7.3 W Serwisie mogą pojawiać się linki do innych stron internetowych, które działają niezależnie od Serwisu i nie są w żaden sposób nadzorowane przez Serwis. Strony te mogą posiadać własne polityki dotyczące prywatności oraz regulaminy, z którymi zalecamy się uważnie zapoznać.
• 8. Okres przetwarzania danych osobowych
• 8.1 Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa Państwa dane osobowe są przetwarzane tylko przez określony czas. Po tym okresie Państwa dane osobowe zostaną nieodwracalnie usunięte lub zniszczone.
• 8.2 Odnośnie poszczególnych okresów przetwarzania danych osobowych, Serwis wskazuje:
  • przedawnienia roszczeń – w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
  • do czasu zdezaktualizowania się lub utraty przydatności, jednak nie dłużej niż przez 5 lat – w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych głównie do celów analitycznych, wykorzystania cookies i administrowania stroną internetową.
• 8.3 Zwracamy Państwa uwagę, iż okresy w latach liczone są od końca roku, w którym Serwis rozpoczął przetwarzanie danych osobowych. Takie działania ma na celu przede wszystkim usprawnienie procesu usuwania lub niszczenia danych osobowych.
• 9. Uprawnienia podmiotów danych
• 9.1 Serwis informuje, iż posiadają Państwo prawo do:
  • dostępu do swoich danych osobowych;
  • sprostowania danych osobowych;
  • usunięcia danych osobowych;
  • ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
  • sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.
• 9.2 Swoje uprawnienia mogą Państwo zrealizować drogą mailową podana w pkt. 1.2.
• 10. Prawo do wniesienia skargi
• Jeżeli uważają Państwo, że Państwa dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującym prawem, mogą Państwo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
• 11. Postanowienia końcowe
• Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany w polityce prywatności serwisu, co może zostać spowodowane przez rozwój technologii internetowej, ewentualne zmiany prawa w zakresie ochrony danych osobowych oraz rozwój Serwisu. O wszelkich zmianach będziemy informować użytkowników w sposób widoczny i zrozumiały.